Configurando Entrada e Saída de E-mails no Odoo

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Podemos cadastrar servidores de saída e de entrada de e-mails no Odoo. Ao realizar este cadastro podemos vincular diferentes contas dentro do sistema para fazer o envio e o recebimento de e-mails dos clientes e fornecedores. Algumas das ferramentas disponíveis são: o envio de XML das faturas para os clientes, envio de cotações e ordens de vendas e o recebimento de e-mails através dos e-mails de atendimento da empresa.

Existem três maneiras de utilizar os e-mails no Odoo: 

Envio e Recebimento de e-mails:
É cadastrada uma conta única de e-mails de saída e entrada configurada como uma conta cathall. Esta conta irá administrar todos os e-mails que são recebido e enviados ao Odoo. Uma conta de email catchall é um endereço específico para receber todas as mensagens que são direcionadas a um endereço de email de um domínio. Esta estrutura permite enviar e-mails através de Apelidos dentro do Odoo. Cada apelido pode representar um funcionário, uma área da empresa ou ainda algum projeto ou grupo de suporte técnico.

Envio de e-mails no Odoo: 
Existe uma opção onde é possível cadastrar apenas um e-mail catchall de saída para as interações do Odoo como por exemplo cotações, pedidos aos fornecedores, tarefas nos projetos, dentre outros. Nesta opção deve-se cadastrar apenas o Servidor de E-mail de Saída com os dados do provedor de e-mail.

Sem catchall: 
Não explora as funcionalidades do Odoo. Utiliza a estrutura de e-mail com contas individuais para cada funcionário. Se for escolhido manter a configuração desta maneira, os e-mails dos funcionários não serão incluídos no Odoo. Nesta opção apenas uma conta será vinculada ao Odoo, por exemplo, vendas@empresa.com.br onde serão cadastrados os Servidores de Entrada e Saída neste e-mail único.

                          Configurando servidores

                          Como usuário administrador, vá em Configurações ‣ Configurações Gerais e habilite a opção External Email Servers, escolher o Apelido do Domínio. As configurações em Incoming Email Servers (Servidor de E-mail de Entrada) e Outgoing Email Servers (Servidor de E-mail de Saída) dependem das configurações do provedor de e-mail. A seguir, um exemplo de configuração utilizando o servidor Gmail (opção utilizada e recomendada pela Trustcode).

                          Gmail

                          Para contas que utilizam o Gmail como provedor criar um novo Servidor de E-mail de Entrada e Saída e incluir as seguintes informações

                          Servidores de Entrada

                          Tipo de Servidor: Servidor POP

                          Nome do Servidor: pop.gmail.com

                          Porta: 995

                          SSL/TLS:  

                          Nome do usuário e Senha da conta cathall

                          Servidores de Saída

                          Tipo de Servidor: Servidor SMTP

                          Nome do Servidor: smtp.gmail.com

                          Porta: 465

                          Segurança da Conexão: SSL/TLS

                          Nome do usuário e Senha da conta cathall

                          Importante!
                          Por padrão todas as mensagens recebidas são distribuídas pelo Odoo a cada 5 minutos. É possível alterar este padrão em Ações Agendadas em Configurações ‣ Técnico ‣ Automação ajustar a ação agendada Mail: Fetchmail Service.

                          Apelidos de E-mail

                          Apelidos são os endereços de e-mail internos do Odoo. Estes apelidos não existem no provedor de e-mails porém o Odoo utiliza apelidos para filtrar os e-mails recebidos através do endereço catchall e atribuir diferentes ações para cada e-mail recebido. Podemos criar apelidos para diferentes ações em diferentes módulos no Odoo, como por exemplo, CRM, Suporte Técnico e Projetos.

                          Importante!
                          Atualmente caso seja enviado um e-mail para um Apelido que não esteja cadastrado no Odoo, o sistema não tem como entender para onde repassar o e-mail, portando ele não irá receber o e-mail. 

                          CRM e Vendas

                          É possível criar um Apelido de e-mail especifico para a área comercial para que todo contato realizado através deste apelido crie um novo prospecto ou uma nova oportunidade no módulo de CRM. Para realizar este cadastro basta criar um novo Canal de Vendas ou editar um existente em CRM ‣ Configurações ‣ Canais de Venda. É possível atribuir um apelido no campo correspondente, geralmente utilizam-se endereços como comercial@empresa ou contato@empresa.

                          Apelidos de e-mails no Canal de Vendas do CRM

                          Ticket de Suporte Técnico

                          Uma configuração similar é possível através dos grupos de Helpdesk. Desta maneira, todos os e-mails enviados para o apelido de e-mail do grupo de suporte irão criar tickets no módulo de Helpdesk. Para realizar este cadastro basta editar um grupo de suporte em Helpdesk ‣ Configuração ‣ Configurações. Geralmente utilizam-se endereços como me-ajuda@empresa ou atendimento@empresa.

                          Apelidos de e-mails no Helpdesk

                          Tarefas e Projetos

                          Pode-se atribuir apelidos de e-mails para projetos específicos.  Desta maneira, todos os e-mails enviados para o apelido de e-mail do projeto irão criar tarefas correspondentes. Para realizar este cadastro basta editar um projeto Projeto ‣ Configuração ‣ Configurações e atribuir um apelido no campo correspondente. Geralmente utilizam-se endereços com o nome do projeto ou cliente.

                          Apelidos de e-mails em um novo Projeto

                          Importante!
                          Todos os Apelidos criados automaticamente ou manualmente podem ser gerenciados em Configurações ‣ Técnico ‣ E-mail ‣ Apelidos. É possível alterar as configurações de apelidos existentes e também criar novos apelidos. Vale lembrar que podem ser cadastrados diversos apelidos para uma mesma ação, para casos onde os nomes podem ser confundidos, como por exemplo venda ou vendas, onde dois apelidos realizam a mesma ação dentro do Odoo.


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